Automatisering. Het woord alleen al kan overweldigend klinken. Beelden van complexe systemen, dure software en maandenlange implementaties schieten door uw hoofd. Maar de werkelijkheid is genuanceerder. De beste automatiseringsprojecten beginnen klein, gefocust en met een helder doel.
In dit artikel nemen we u mee door de eerste stappen naar procesautomatisering. Niet de theoretische benadering, maar praktische handvatten die u morgen al kunt toepassen.
Waarom nu automatiseren?
De technologie om bedrijfsprocessen te automatiseren is de afgelopen jaren enorm toegankelijker geworden. Wat vijf jaar geleden alleen voor grote organisaties haalbaar was, ligt nu binnen bereik van elk MKB-bedrijf. Volgens Forrester Research groeit de markt voor process automation tools met meer dan 20% per jaar.
Maar toegankelijkheid betekent niet dat elk bedrijf meteen moet automatiseren. De vraag is: waar levert het de meeste waarde op?
Begin met het identificeren van kandidaat-processen
Niet elk proces is geschikt voor automatisering. De beste kandidaten hebben een paar kenmerken gemeen:
- Hoge frequentie - Processen die dagelijks of wekelijks voorkomen
- Regelgebonden - Duidelijke regels en voorwaarden die je kunt programmeren
- Foutgevoelig - Handmatige handelingen waar vaak fouten in sluipen
- Tijdrovend - Taken die veel tijd kosten maar weinig intellectuele uitdaging bieden
De drie-stappenanalyse
Stap 1: Documenteer het huidige proces
Voordat u gaat automatiseren, moet u precies begrijpen hoe het huidige proces werkt. Loop het proces stap voor stap door en noteer elke handeling, beslissing en uitzondering. Vaak ontdekt u in dit stadium al inefficiënties die los van automatisering opgelost kunnen worden.
Stap 2: Identificeer de bottlenecks
Waar zitten de vertragingen? Welke stappen kosten de meeste tijd? Waar ontstaan de meeste fouten? Dit zijn de plekken waar automatisering het meeste impact heeft.
Stap 3: Bepaal de haalbaarheid
Niet alles wat u wilt automatiseren, kunt u automatiseren. Bekijk kritisch of de benodigde data beschikbaar is, of systemen te koppelen zijn, en of de investering in verhouding staat tot de besparing.
Populaire startpunten
Uit onze ervaring met MKB-bedrijven blijken bepaalde processen zich bijzonder goed te lenen voor een eerste automatiseringsproject:
- Offertes naar facturen - Automatisch facturen genereren zodra een offerte wordt geaccepteerd
- Nieuwe klantregistratie - Gegevens uit een webformulier direct in uw CRM-systeem
- Voorraadmeldingen - Automatische notificaties wanneer voorraad onder een bepaald niveau zakt
- Rapportages - Wekelijkse of maandelijkse rapporten die zichzelf samenstellen
De menselijke factor
Technologie is slechts de helft van het verhaal. De mensen die met de geautomatiseerde processen gaan werken, zijn minstens zo belangrijk. Betrek uw team vroeg in het proces. Hun dagelijkse ervaring is onmisbaar voor het identificeren van uitzonderingen en randgevallen.
Bovendien: automatisering die mensen niet begrijpen of vertrouwen, wordt niet geadopteerd. Investeer in uitleg en training.
Klein beginnen, groot denken
Onze aanbeveling: start met één proces. Maak het werkend, meet de resultaten, en bouw dan pas verder. Deze iteratieve aanpak voorkomt grote investeringen in oplossingen die niet werken en bouwt tegelijkertijd kennis en vertrouwen op binnen uw organisatie.
Automatisering is een reis, geen bestemming. De eerste stap is vaak de belangrijkste.